Caso de negocio: el insumo vital para migrar la nube   

De acuerdo con los resultados de un estudio de Gartner (2025), más del 60% de las migraciones que no parten de un caso de negocio definido superan el presupuesto o no alcanzan los beneficios esperados.  

Por el contrario, las organizaciones que sí lo hacen en su estrategia inicial, planificando los objetivos y las metas, consiguen en el primer año una reducción de sus costos operativos cercana al 30%.} 

Como lo hemos mencionado en artículos pasados, desde Entaeh se ha desarrollado una metodología que se basa en el acompañamiento de los clientes incluso desde antes de iniciar un proyecto y en referencia a esto, Bayrón Milián, nuestro director de Proyectos, señala que la construcción de un caso de negocio es quizá uno de los puntos más relevantes en la primera etapa de un proyecto, porque a partir de ahí, se cuenta por ejemplo con la información financiera del lado del cliente, lo cual es la base para “armar un caso de valor para justificar monetariamente la inversión y que se pueda, entre otras cosas, determinar de cuánto va a ser el presupuesto del proyecto”. 

Cuando hablamos de un caso de negocio (Business Case), nos referimos entonces a un documento estratégico y financiero que justifica la realización de un proyecto, en este caso, una implementación, migración o transformación SAP. 

El objetivo de esta información es demostrar la necesidad de llevar a cabo una iniciativa de tecnología, señalar los beneficios que se obtendrán, costos, riesgos y por supuesto, cómo será el retorno a la inversión (ROI). Por eso, se considera como el insumo principal para que los ejecutivos de una organización o empresa aprueben dicha inversión. 

Pero ¿cuáles son los componentes claves de un caso de negocio? A continuación, los explicamos: 

 1. Contexto y situación actual 

En una etapa temprana del proyecto, siempre será necesario contar con una descripción de la empresa en donde se explique no solo los problemas que enfrenta a nivel de integración, procesos, errores y productividad, sino también determinar las principales limitaciones tecnológicas que tiene, en cuanto a datos, reportes no confiables, etc. 

2. Objetivos del proyecto 

Definir los resultados esperados del proyecto SAP es otro de los pasos fundamentales debido a que tener unas expectativas claras hace que una vez se concluya el proyecto se reduzcan las inconformidades si desde el principio se tenía claro qué se buscaba. En este sentido, alguno de los aspectos más frecuentes que son mencionados como razones para ejecutar un proyecto de transformación tecnológica son: la eficiencia operativa, las decisiones basadas en datos, reducción de costos operativos, el cumplimiento normativo y la escalabilidad del negocio. 

Por ejemplo: Implementar SAP Cloud ERP para centralizar la información financiera y logística, mejorando la trazabilidad y la productividad del área contable en un 30 %. 

3. Análisis financiero 

Este ítem incluye las cifras que justifican la inversión, teniendo en cuenta costos estimados de licencias, consultoría, capacitación, infraestructura y soporte, entre otros. También, debe indicarse en este punto, una cuantificación de los beneficios como ahorro en tiempo, % de optimización, reducción de errores, así como los respectivos indicadores financieros. 

 4. Alcance y entregables 

Aquí se especifican los módulos o procesos SAP que se implementarán (por ejemplo, FI, CO, MM, SD, PP, HCM) y además se definen los entregables: migración de datos, pruebas, capacitación y puesta en productivo, etc. 

 5. Riesgos y mitigaciones 

Los principales riesgos de un proyecto de migración incluyen la resistencia al cambio por parte de los usuarios, la falta de recursos clave que puedan retrasar la ejecución, posibles demoras en las fases críticas como la migración de datos o las pruebas, y la subestimación de los costos reales del proyecto. Todos, son temas que deben plantearse por supuesto en el caso de negocio, al igual que las acciones y estrategias para mitigarlos, contemplando varios escenarios. 

 6. Beneficios cualitativos 

Aunque los beneficios no siempre se reflejan en cifras monetarias, son igualmente significativos para el éxito del proyecto y eso resulta de vital importancia cuando se plantea un proyecto. Algunos de los más destacados tienen que ver con la trazabilidad, el impulso a la innovación, satisfacción al cliente o el cumplimiento de las normativas locales e internacionales y deben quedar claros desde el principio para que sea mucho más fácil la adopción de la propuesta por parte del cliente.  

Típicamente, según explica Milián, estos casos de negocio se hacen a 5 o 7 años, y además de conocer en qué año un cliente va a empezar a recibir económicamente los beneficios de su inversión, es la forma más importante de poder abordar este tipo de situaciones y poner sobre la mesa todas las cartas desde el principio, por eso, un gran diferenciador de Entaeh en el mercado, es que  el acompañamiento lo hacemos antes, durante y después, incluso no solo a nivel de proceso de negocio sino de sistema. 

De esta forma, un caso de negocio bien estructurado ayuda a “derribar estructuras mentales” que pueden frenar la toma de decisiones, especialmente cuando la migración implica costos significativos.  

Además, el caso de negocio transforma las percepciones subjetivas en argumentos cuantificables, lo que resulta clave para convencer a quienes ven la migración como un gasto más que como una inversión estratégica.  

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