El problema oculto del ERP: cuando las empresas pagan por funcionalidades que nunca usan
Licencias desaprovechadas y bajo uso del sistema, son el otro lado de la moneda del que pocos hablan cuando se desarrolla un proyecto de implementación tecnológica, y evitarlo es precisamente una de las tareas que los partners como Entaeh tienen.
En un tema como este, las cifras de inversión son millonarias. Muchas empresas hacen grandes inversiones para implementar sistemas ERP en sus operaciones, con la esperanza de integrar procesos, que las decisiones sean más acertadas y ágiles, además de estar a la altura de sus competidores y las exigencias del mercado.
Sin embargo, existe un problema silencioso que pocas organizaciones reconocen abiertamente: gran parte de las funcionalidades que compran nunca llegan a utilizarse.
No se trata de un problema tecnológico. Tampoco de una falla del software. En muchos casos, el verdadero desafío es la adopción y el aprovechamiento real de la solución.
El rol del Customer Success en la adopción del ERP
Al respecto, Ricardo Girón, SAP Customer Success Manager de Entaeh, explica que justamente esa es una de las principales funciones de su rol: hacer un acompañamiento cercano a los clientes, para que estos estén conscientes de lo que tienen y le saquen provecho.
“Hay contratos que pueden tener cinco, diez o quince soluciones, y en algunos casos hasta cuarenta productos o funcionalidades diferentes dentro del mismo acuerdo”, menciona Girón, quien adicionalmente explica que un contrato empresarial puede incluir múltiples productos: desde el núcleo financiero y logístico hasta analítica avanzada, automatización de procesos, experiencia de cliente o inteligencia artificial, pero la realidad es que resulta muy diferente el ERP que las empresas compran al que efectivamente usan.
Esto se explica porque en la actualidad, sobre todo en los modelos en la nube, las empresas no adquieren una sola herramienta, sino que se trata de ecosistemas completos que incluyen diferentes soluciones (muchas de ellas entregadas por SAP de manera gratuita).
Y precisamente ese es el reto, que una empresa que hace una inversión importante como ésta pueda implementar y utilizar todas las capacidades que adquiere, ya que no tiene sentido pagar por innovación y seguir operando con un súpersistema pero de la misma forma de antes.
Cómo medir realmente la adopción del ERP
Así las cosas, ¿cómo es posible saber el nivel de adopción? Ricardo explica que en los proyectos de implementación de ERP existe una métrica simple para medir la adopción: el uso de licencias.
De esta forma, cuando una empresa adquiere un sistema, normalmente compra accesos para cierto número de usuarios. Pero el verdadero indicador de adopción no es cuántos usuarios compró, sino cuántos lo utilizan realmente.
Un ejemplo claro puede ser que, si una empresa compró 100 usuarios y solo está usando 20, significa que hay 80 accesos que están prácticamente desperdiciados.
De acuerdo con SAP, una adopción se considera como saludable, cuando más del 80 % de las licencias se están utilizando de manera activa. Si, por el contrario, el nivel está por debajo, la organización comienza a perder valor sobre su inversión tecnológica y es ahí, donde Entaeh como partner entra en la ecuación:
“no siempre es falta de interés. Muchas veces es simplemente desconocimiento y parte del trabajo es justamente explicarles qué herramientas tienen disponibles y cómo pueden aprovecharlas”, agrega Girón.
Capacidades ocultas dentro de los contratos ERP
Dicha situación se debe a que, en parte, cuando son proyectos ERP complejos, los contratos pueden incluir soluciones adicionales que la empresa nunca solicitó directamente o que vienen como funcionalidades complementarias dentro del paquete tecnológico.
Y cuando esto sucede, muchas capacidades del sistema permanecen ocultas para el negocio, principalmente reduciendo el valor percibido del sistema por parte del cliente.
En ese sentido, uno de los errores más comunes, tienen que ver con lo que las empresas creen que es un proyecto exitoso. Así, se considera que una iniciativa tecnológica funciona cuando se cumple con la implementación, el proceso se termina en los tiempos estimados y finalmente la plataforma entra en operación.
No obstante, eso solo es el inicio, pues “el verdadero éxito de un ERP no se mide cuando el sistema ‘sale en vivo’, sino cuando las funcionalidades empiezan a generar valor real en el negocio”.
Y eso implica:
Reducción de tiempos de cierre financiero
Eficiencia operativa
Tiempos de entrega
Productividad de los equipos
Visibilidad de datos para la toma de decisiones
El verdadero valor de un ERP
Al final, el verdadero valor de un ERP no está en la cantidad de funcionalidades que ofrece, sino en cuántas logra adoptar y aprovechar realmente tu organización.
Y ese camino no se recorre solo, la clave es tener el respaldo de un partner especializado como Entaeh que acompañe a tus equipos, potencie la adopción con inteligencia artificial y trabaje contigo de la mano del SAP Customer Success Manager para asegurar que cada módulo, cada proceso y cada licencia generen el retorno esperado.
Si quieres que tu ERP evolucione de un sistema subutilizado a un habilitador estratégico del negocio, este es el momento de dar el siguiente paso.
Hablemos y construyamos juntos un ERP que sí funciona para ti.
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